Стан організації архівної справи в Ставищенському районному суді Київської області

 Стан організації архівної справи в Ставищенському районному суді Київської області 

за  перше півріччя 2013 року    

                  Відповідно до Законів України „Про судоустрій і статус суддів”, „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Типового положення про архівний підрозділ державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затвердженого наказом державного комітету архівів України від 06.08.2002 року № 58  та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20.08.2002 року за № 682/6970, на підставі Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 року № 182 та відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів, наказом голови суду від 18 квітня 2012 року № 6-аг утворено постійно діючу експертну комісію, якій щорічно, після закінчення календарного року, необхідно проводити добір судових справ та документів діяльності суду для постійного зберігання у відповідних державних установах; перевіряти правильність визначення строків, протягом яких належить зберігати кримінальні, цивільні справи, справи про адміністративні правопорушення, які перебувають у загальному діловодстві; узгоджувати строки передання судових справ на державне зберігання з відповідною державною архівною установою.

            До складу даної комісії входить представник державної архівної установи – начальник архівного відділу Ставищенської райдержадміністрації.

            У Ставищенському районному суді усі судові справи із закінченим провадженням та інші документи після закінчення календарного року до 01 квітня передаються до архіву суду з відповідною відміткою головуючого в справі на обкладинці справи із зазначенням дати списання справи до архіву.    Про передачу справ до архіву суду складається акт, який підписується членами комісії та затверджується головою суду.

            Перед переданням справи до архіву суду на всі справи та справи, які перебувають у загальному діловодстві і підлягають постійному зберіганню, складаються описи справ. Річні розділи описів на справи  постійного зберігання складаються секретарем суду. Після закінчення опису складається засвідчувальний аркуш.

            Річний розділ кожного опису закінчується підсумковим записом, який засвідчується підписами старшого секретаря суду, голови експертної комісії та узгоджується з головою суду.

            В місцевому суді є два архіви – архів для закінчених провадженням справ, який знаходиться в окремому ізольованому приміщенні, та архів для поточних справ та справ, не закінчених провадженням, який знаходиться в канцелярії суду.

Всі справи, закінчені провадженням, зберігаються в архіві, двері якого оббиті металом, приміщення обладнане витяжною вентиляцією. Після закінчення робочого дня архів опечатується та здається під охорону.

Архів місцевого суду обладнаний спеціальними стелажами, що відповідає встановленим нормам, передбаченим п.11.2 Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду.

Наприкінці календарного року в Ставищенському районному суді проводиться підготовка та оформлення судових справ та документів діяльності суду згідно з номенклатурою справ суду для передачі для зберігання в архіві суду.

            В зв’язку з цим керівником апарату суду щороку в жовтні-листопаді перевіряється стан архіву суду щодо забезпечення належних умов для збереження архівних справ.

            Приміщення архіву повинно бути ізольованим від інших приміщень суду, санітарно-технічних комунікацій, сухим, гарантовано убезпеченим від затоплення і пожежобезпечним.

У приміщенні архівосховища слід підтримувати постійну температуру повітря (+14...+20*С), а відносну вологість повітря – від 45 до 60 відсотків.

Окрім справ та інших документів в приміщенні архіву місцевого суду зберігаються бланки діловодства, папір, знаходиться  копіювальний апарат.

В приміщенні архіву та в кімнаті для зберігання речових доказів відсутнє опалення. В осінньо-зимовий період підвищується вологість, що негативно впливає на якість зберігання судових справ, бланків діловодства, копіювальної техніки, речових доказів.

В приміщенні архіву суду та в кімнаті для зберігання речових доказів необхідно провести опалення та передбачити певний захист над стелажами на випадок несправності (протікання, затоплення) опалювальної системи першого чи другого поверхів.

Всі поточні справи, не закінчені провадженням, та справи, які знаходяться на контролі, зберігаються в  поточному архіві суду.

Архіви обладнані охоронною сигналізацією.

Для видачі справ з архіву суду ведеться спеціальний журнал. Одночасно робиться відмітка в обліково-статистичній картці. Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній папці до повернення справи до суду.

Організація діловодства та організація архівної справи в Ставищенському районному суді, загалом, відповідає вимогам Інструкції з діловодства у загальному місцевому суді та Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів справ та документів діяльності суду.

Проте, згідно акту перевірки  керівником апарату Ставищенського районного суду стану архіву суду для прийняття для зберігання в архіві суду судових справ і документів діяльності суду від 15 лютого 2013 року та доповідної записки,  при перевірці виявлено ряд недоліків, які, при передачі судових справ та інших документів діяльності суду для зберігання в архіві суду, можуть негативно вплинути на якісне їх зберігання: в архіві немає вільних стелажів для розміщення судових справ та документів. На час перевірки близько 14000 адміністративних справ (по соціальних виплатах) за 2010 рік знаходяться в нарадчій кімнаті в залі судових засідань № 1 з розгляду кримінальних справ.