Стан ведення електронного діловодства в Ставищенському районному суді Київської області

 Стан ведення електронного діловодства та функціонування

комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів»

в Ставищенському районному суді Київської області 

за  перше півріччя 2013 року        

                        Положення про автоматизовану систему документообігу Ставищенського районного суду розроблено відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства, Кримінально-процесуального кодексу, Цивільного процесуального кодексу України.

Дане положення визначає порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в судах загальної юрисдикції, яка забезпечує об’єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями з додержанням принципів черговості, рівної кількості справ для кожного судді, вірогідності, з урахуванням завантаженості кожного судді, спеціалізації, а також вимог процесуального закону; надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду справ, в яких вони є учасниками процесу; централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів; підготовку статистичних даних; реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, етапів її руху; видачу судових рішень та виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних; передачу справ до електронного архіву.

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Ставищенському районному суді визначаються на підставі наказу голови суду стосовно суддів (наказ № 14 від 27.12.2010 року) та керівника апарату суду стосовно працівників апарату суду (наказ № 27кас від 27.12.2010 року).

Для належного функціонування автоматизованої системи документообігу та для належного автоматичного розподілу судових справ між суддями, зборами суддів визначено спеціалізацію суддів, коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ, сформовано засади колегії суддів щодо справ, які розглядаються колегією суддів, з призначенням головуючого судді.

Головний спеціаліст з інформаційних технологій, якому надано право користувача автоматизованої системи документообігу суду з функціональними обов’язками технічного адміністратора автоматизованої системи, наділеного правами адміністратора в програмі для забезпечення її технічного функціонування, яка працює безпосередньо в суді, забезпечує технічний супровід та здійснює підтримку працездатності автоматизованої системи в цілому згідно з вимогами Єдиної судової інформаційної системи.

Інші користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

            Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується у Ставищенському районному суді користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.

Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється користувачами автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків.

Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в вищестоящих інстанціях.

У Ставищенському районному суді  автоматизованою системою автоматично формується номер провадження справи, необхідний для діловодства відповідного суду.

Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою.

Автоматичний розподіл судових справ у Ставитщенському районному суді здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів між усіма суддями, які мають на час розподілу справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

 Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматичному розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді призначається головуючий суддя. Справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить призначений автоматизованою системою головуючий суддя. Засади формування колегії суддів визначаються зборами суддів з унеможливленням впливу на формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

Судові справи, що надійшли з судів апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи, повторно автоматично розподіляються на загальних підставах.

Після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

 Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної чи касаційної скарги (на судові рішення у судових справах, що розглядаються у порядку кримінального судочинства), якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов'язків.

Учасникам судового процесу надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

 Для отримання інформації у Ставищенському районному суді діє підсистема електронного довідника для забезпечення оперативного надання інформації,

 Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відповідно до змін, внесених до Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції з діловодства в апеляційних та місцевих адміністративних судах, затверджених наказом Державної судової адміністрації України 25.09.2012р. № 111, електрона копія процесуального документа зберігається в автоматизованій системі документообігу та скріплюється електронним цифровим підписом головуючого (судді-доповідача). Автоматизованою системою документообігу суду на кожній сторінці процесуального документа (у тому числі його оригіналу) в момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, який розміщується в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

 Видача копії судового рішення у Ставищенському районному суді здійснюється відповідно до процесуального законодавства. Копія судового рішення виготовляється з оригіналу судового рішення, що міститься у судовій справі, або шляхом роздрукування електронної копії судового рішення, що міститься в автоматизованій системі, та засвідчення її належним чином.

 Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається або надсилається відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді.

Статтею 386 Кримінального процесуального кодексу України від 13 квітня 2012 року,  який набрав чинності 19 листопада 2012 року, визначено права та обов’язки присяжних.

Відповідно до змін, внесених до Положення про автоматизовану системою документообігу, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2012 року № 30, у випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, у Ставищенському районному суді автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу ймовірності відбору.

 До електронного архіву передаються електронні копії судових рішень з переліком матеріалів, що містяться в судовій справі.

 Формування звітності у Ставищенському районному суді також здійснюється в автоматизованій системі згідно з формами звітності, затверджених наказом ДСА України.