Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Керівник апарату
Ставищенського районного суду
Київської області
__________________ О.М.Кондренко
Наказ № 21кас
від 02 листопада 2010 року
Положення про канцелярію Ставищенського районного суду Київської області
1. Загальні положення канцелярії
1.1. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Ставищенського районного суду Київської області (далі-суду) .
1.2. Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.
1.3. Канцелярія підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду.
1.4. Керівництво канцелярії:
1.4.1.Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду.
1.4.2. Інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду.
2. Структура канцелярії
2.1. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату) суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Київській області.
2.2. До складу канцелярії входять старший секретар суду, секретар суду, секретарі судових засідань та архіваріус відповідно до структури та штатної чисельності апарату суду.
2.3. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.
3. Завдання і функції канцелярії
3.1. Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, заяв, скарг тощо.
3.2. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
3.3. Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
3.4. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
3.5. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.
3.6. Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.
3.7. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
3.8. Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідальність за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
3.9. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
3.10. Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.
3.11. Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
3.12. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.
3.13. Належне здійснення прийому громадян працівниками суду.
3.14. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
надійшли з інших судів України та іноземних держав.
3.15. Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.
3.16. Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
3.17. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.
3.18. Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.
3.19. Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.
3.20. За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.
3.21. Проведення узагальнення роботи суду.
3.22. Забезпечення підготовки копій судових рішень суду та своєчасного їх направлення до інформаційно-технічного адміністратора Єдиного Державного реєстру судових рішень.
3.23. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.
3.24. Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за
допомогою техніко-технологічних засобів.
3.25. Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Київській області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням.
3.26. Заповнення карток обліку сум матеріальної і моральної шкоди, завданих злочином.
3.27. Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.
3.28. Кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики
з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства.
3.29. Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.
3.30. Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики.
3.31. Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.
3.32. Організація роботи архіву суду. Ведення архівної справи, підготовка й оформлення судових справ та документів діяльності суду згідно з номенклатурою справ суду.
3.33. Забезпечення зберігання справ та документів, які надійшли до архіву суду.
3.34. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів, що закінчені провадженням.
3.35. Згідно з чинними правилами шифрування справ.
3.36. Здійснення контролю за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву, виконання цієї роботи.
3.37. Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.
3.38. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.
3.39. Підготовка необхідних довідок на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.
3.40. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.
3.41. Контроль за додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву.
3.42. Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.
3.43. Забезпечення доставки речових доказів до приміщення суду.
3.44. Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.
3.45. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.
4. Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
4.1.1. Конституція України, Цивільний процесуальний, Кримінально-процесуальний та інші кодекси України, Закони України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та інші закони України, акти Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, акти законодавства та нормативні документи, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, накази, інструкції та рекомендації Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, інші нормативно-правові акти.
4.2.1. Положення про канцелярію, Посадові інструкції працівників апарату суду, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Правила поведінки державного службовця.
5. Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених
дійсним Положенням, канцелярія взаємодіє
з іншими працівниками апарату суду.
6. Права канцелярії
6.1. Канцелярія має право:
6.1.1. Давати вказівки іншим працівникам апарату суду з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в даному Положенні.
6.1.2. Одержувати від посадових осіб, інших працівників апарату суду матеріали, необхідні для здійснення діяльності канцелярії.
6.1.3. В межах компетенції канцелярії вимагати надання інформації про виконання документів, доручень і рішень.
6.1.4. Повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства.
6.1.5. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.
6.1.6. Давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять у компетенцію канцелярії.
6.2. Старший секретар суду також має право:
6.2.1. Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.
7. Відповідальність канцелярії
7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним Положенням, несе старший секретар суду.
7.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:
7.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.
7.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.
7.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.
7.2.4. Дотримання працівниками канцелярії трудової дисципліни.
7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.
7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність працівників канцелярії.
7.3. Відповідальність працівників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
8. Заключні положення
8.1. При виявленні невідповідності будь- якого пункту Положення реальному стану справ у канцелярії старшим секретарем суду, працівником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до відповідального за ведення кадрової роботи в суді із заявкою щодо внесення змін і доповнень у Положення.
8.2. Внесена пропозиція розглядається відповідальним за ведення кадрової роботи в суді протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання та виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
8.3. Внесення змін і доповнень у Положення затверджується керівником апарату суду.
О З Н А Й О М Л Е Н І :
Олефір П.П. ____________
Кича Я.В. ____________
Данилюк Н.П. ____________
Калиновська Л.В. ____________
Сараєв О.В. ____________
Киченко А.П. ____________
Киченко Л.М. ____________
Пусяк А.О. ____________
Карабань З.І. ____________
Чернушенко В.П. ____________
Яременко І.Ю. ____________
Коротун Г.І. ____________
Соколова О.А. ____________
Шевченко Т.А. ____________
Маковей О.О. ____________
_03_03.png)
